Casos
A relação inteira dos trabalhos encerrados, do mais recente para o mais antigo.
Tarefa que chegou, o que foi feito, o que ficou na casa
Trechos de relatórios de encerramento, publicados com autorização de quem contratou. Os nomes das empresas ficaram de fora a pedido delas.
Tarefa
Ficha de matrícula existia no papel e no sistema, com campos diferentes nos dois lugares.
O que fizemos
Ouvimos secretaria e coordenação, comparamos as duas fichas e reescrevemos uma só, com o motivo de cada campo anotado ao lado.
O que ficou
Inventário com dezoito operações descritas e a ficha única em uso no balcão.
Tarefa
Cadastro de alunos copiado para planilhas pessoais de quatro unidades.
O que fizemos
Localizamos as cópias, descrevemos cada uma e escrevemos o regulamento de acesso por função, junto com o prazo para recolher as planilhas.
O que ficou
Regulamento assinado pelas quatro gerências e plano de recolhimento com datas.
Tarefa
Documentos de proponentes guardados sem prazo, em armário e em nuvem.
O que fizemos
Separamos por tipo de documento, definimos tempo de guarda para cada um e montamos a rotina de descarte com registro.
O que ficou
Tabela de prazos de guarda e ata mensal de descarte assinada pelo responsável.
Tarefa
Pedido de um paciente para saber o que a clínica tinha sobre ele, sem ninguém saber quem responderia.
O que fizemos
Montamos o formulário de atendimento ao titular, o roteiro do balcão e o prazo interno de retorno.
O que ficou
Formulário em uso e um caderno de pedidos com data de entrada e de resposta.
Tarefa
Dados de compradores circulando entre a loja, a transportadora e a agência.
O que fizemos
Descrevemos cada saída, verificamos o que os contratos diziam e escrevemos a cláusula que faltava nos dois casos em que não havia nada.
O que ficou
Mapa das saídas de dados e duas minutas de cláusula entregues ao jurídico.
Tarefa
Vinte pessoas com acesso total ao sistema, inclusive quem já havia saído.
O que fizemos
Cruzamos a lista de acessos com a folha de funções e propusemos perfis por área, com revisão semestral marcada.
O que ficou
Lista de perfis aprovada e rotina semestral de conferência no calendário.
Tarefa
Formulário do site pedia documento e filiação sem finalidade escrita.
O que fizemos
Revisamos campo por campo, retiramos o que não tinha uso e escrevemos o aviso de privacidade que aparece antes do envio.
O que ficou
Formulário enxuto, aviso publicado e registro do consentimento com data e hora.
Tarefa
Fotos e endereços de clientes em grupos de mensagem da equipe.
O que fizemos
Levantamos o que circulava por ali, escrevemos a norma de uso dos grupos e conversamos com a equipe inteira em uma tarde.
O que ficou
Norma de uso dos grupos afixada e lista de canais oficiais definida.
O que a direção pergunta antes de começar
As dúvidas que aparecem quase sempre na primeira conversa.
Precisamos trocar de sistema para isso?
Não. O trabalho descreve e organiza o que já existe. Se em algum ponto o sistema atual não permitir o que a norma pede, isso fica anotado no plano como decisão da direção, não como condição para começar.
Quem da nossa equipe precisa participar?
Uma pessoa de contato fixa e quem responde por atendimento, comercial, financeiro e informática, cada um por cerca de trinta minutos. A direção participa da abertura e da entrega.
Quanto tempo leva?
O trabalho completo ocupa algumas semanas, com encontros marcados desde o primeiro dia. O que costuma alongar não é a nossa parte: é a espera pela lista de acessos e pelos contratos antigos.
Vocês assumem o papel de encarregado?
Não assumimos a função. Ajudamos a escolher quem será, escrevemos a descrição do papel e preparamos essa pessoa com o roteiro de atendimento ao titular.
E se a empresa for pequena?
O método é o mesmo, o tamanho do inventário é que muda. Em casas com poucas pessoas a maior parte do trabalho está nas planilhas paralelas e nos acessos herdados de quem já saiu.
O que exatamente fica conosco no final?
Inventário das operações, registro de riscos, política interna, regulamento de acesso, tabela de prazos de guarda, formulário de atendimento ao titular e o plano de correção com responsável e data.
A lista dos cadastros da sua empresa nunca foi escrita
Na conversa inicial percorremos as portas de entrada de dados, anotamos o que aparecer e combinamos o calendário. Uma hora, na sua sala ou por chamada de vídeo.
Marcar a conversa inicial- Inventário escrito
- Riscos por processo
- Plano com nome e data