Inventário das operações de tratamento
Levantamento de todos os lugares em que a empresa recolhe, guarda e envia dado pessoal. Cada operação vira uma linha com finalidade, base legal, quem acessa, para onde segue e por quanto tempo permanece.
Quem somos, desde quando e como o escritório trabalha
Escritório de consultoria em atividade desde 2016, com nove pessoas e calendário de trabalho fechado já na reunião de abertura.
Somos uma consultoria de proteção de dados e controle interno, aberta em 2016 e dedicada desde o começo a um único assunto: o que as empresas guardam sobre as pessoas. Não somos escritório de advocacia nem revenda de software.
A equipe tem nove pessoas: três consultoras de processos, dois profissionais de informática, uma advogada de contratos e três analistas que cuidam do inventário e das evidências. Cada trabalho tem uma consultora responsável do primeiro encontro à entrega, e nenhum documento sai sem a leitura de uma segunda pessoa.
Atendemos empresas de dez a trezentos funcionários que lidam com cadastro de cliente todos os dias: escolas de idiomas, clínicas, academias, imobiliárias, escritórios de contabilidade, clubes e lojas com venda pela internet. As entrevistas são presenciais, a redação dos documentos é feita no escritório e o calendário inteiro é fechado na reunião de abertura.
O que não fazemos: não assumimos a função de encarregado pela sua empresa, não vendemos sistema, não emitimos selo nem certificado de adequação e não escrevemos política antes de o inventário estar pronto. Também não aceitamos trabalho de véspera: o levantamento leva as semanas que leva.
Uma responsável por trabalho
A mesma consultora conduz da reunião de abertura até a entrega comentada.
Segunda leitura obrigatória
Nenhum material chega ao cliente sem ser lido por outra pessoa da equipe.
Escopo escrito no primeiro dia
O que fica de fora do trabalho é anotado na ata junto com o que fica dentro.
Vocabulário da casa
A norma é escrita com as palavras que a equipe já usa no dia a dia.
Serviços
Seis serviços, contratados juntos ou um de cada vez
Estas são as frentes que o escritório atende. A maior parte das empresas contrata as seis em sequência; quem já tem parte do caminho andado contrata apenas o que falta, e o escopo fica escrito na ata de abertura.
Política de privacidade e regulamentos internos
Política interna em linguagem simples para toda a equipe, regulamento de acesso por função, norma de uso dos aplicativos de mensagem e a tabela de prazos de guarda com a rotina de descarte.
Registro de riscos e plano de correção
Os pontos frágeis do inventário descritos um a um e ordenados por gravidade. Cada correção sai com responsável dentro da casa, prazo e forma de comprovar que foi feita.
Preparação para auditoria e fiscalização
Montagem da pasta de evidências, ensaio das perguntas que auditor e cliente corporativo costumam fazer, e conferência dos documentos que precisam estar assinados antes da visita.
Treinamento da equipe
Encontro de duas horas com atendimento, comercial e administrativo, material de apoio impresso e lista de presença assinada — que depois serve como evidência de treinamento.
Atendimento a pedidos de titulares
Formulário de recebimento, roteiro para quem atende no balcão, prazo interno de resposta e o caderno de registro com data de entrada e data de devolução de cada pedido.
Casos
Tarefa que chegou, o que foi feito, o que ficou na casa
Trechos de relatórios de encerramento, publicados com autorização de quem contratou. Os nomes das empresas ficaram de fora a pedido delas.
rede de academias
Tarefa
Cadastro de alunos copiado para planilhas pessoais de quatro unidades.
O que fizemos
Localizamos as cópias, descrevemos cada uma e escrevemos o regulamento de acesso por função, junto com o prazo para recolher as planilhas.
O que ficou
Regulamento assinado pelas quatro gerências e plano de recolhimento com datas.
imobiliária
Tarefa
Documentos de proponentes guardados sem prazo, em armário e em nuvem.
O que fizemos
Separamos por tipo de documento, definimos tempo de guarda para cada um e montamos a rotina de descarte com registro.
O que ficou
Tabela de prazos de guarda e ata mensal de descarte assinada pelo responsável.
clínica odontológica
Tarefa
Pedido de um paciente para saber o que a clínica tinha sobre ele, sem ninguém saber quem responderia.
O que fizemos
Montamos o formulário de atendimento ao titular, o roteiro do balcão e o prazo interno de retorno.
O que ficou
Formulário em uso e um caderno de pedidos com data de entrada e de resposta.
A lista dos cadastros da sua empresa nunca foi escrita
Na conversa inicial percorremos as portas de entrada de dados, anotamos o que aparecer e combinamos o calendário. Uma hora, na sua sala ou por chamada de vídeo.
Marcar a conversa inicial- Inventário escrito
- Riscos por processo
- Plano com nome e data