Inventário das operações de tratamento
Levantamento de todos os lugares em que a empresa recolhe, guarda e envia dado pessoal. Cada operação vira uma linha com finalidade, base legal, quem acessa, para onde segue e por quanto tempo permanece.
O que fica
O que passa a existir na empresa depois do trabalho.
A lista existe
O inventário diz quantas operações há, quais são e quem responde por cada uma.
O acesso tem desenho
Cada função tem um perfil escrito, e a revisão dos acessos tem data marcada.
A cópia solta some
As planilhas paralelas estão descritas e têm prazo combinado para sair.
A saída é conhecida
Para cada parceiro que recebe dados existe registro do que sai e da cláusula que cobre.
O pedido tem dono
Quem atende sabe o roteiro, registra a data e tem prazo interno de retorno.
A guarda tem fim
Cada tipo de registro tem tempo de permanência escrito e rotina de descarte.
Serviços
Seis serviços, contratados juntos ou um de cada vez
Estas são as frentes que o escritório atende. A maior parte das empresas contrata as seis em sequência; quem já tem parte do caminho andado contrata apenas o que falta, e o escopo fica escrito na ata de abertura.
Política de privacidade e regulamentos internos
Política interna em linguagem simples para toda a equipe, regulamento de acesso por função, norma de uso dos aplicativos de mensagem e a tabela de prazos de guarda com a rotina de descarte.
Registro de riscos e plano de correção
Os pontos frágeis do inventário descritos um a um e ordenados por gravidade. Cada correção sai com responsável dentro da casa, prazo e forma de comprovar que foi feita.
Preparação para auditoria e fiscalização
Montagem da pasta de evidências, ensaio das perguntas que auditor e cliente corporativo costumam fazer, e conferência dos documentos que precisam estar assinados antes da visita.
Treinamento da equipe
Encontro de duas horas com atendimento, comercial e administrativo, material de apoio impresso e lista de presença assinada — que depois serve como evidência de treinamento.
Atendimento a pedidos de titulares
Formulário de recebimento, roteiro para quem atende no balcão, prazo interno de resposta e o caderno de registro com data de entrada e data de devolução de cada pedido.
Casos
Tarefa que chegou, o que foi feito, o que ficou na casa
Trechos de relatórios de encerramento, publicados com autorização de quem contratou. Os nomes das empresas ficaram de fora a pedido delas.
loja com venda pela internet
Tarefa
Dados de compradores circulando entre a loja, a transportadora e a agência.
O que fizemos
Descrevemos cada saída, verificamos o que os contratos diziam e escrevemos a cláusula que faltava nos dois casos em que não havia nada.
O que ficou
Mapa das saídas de dados e duas minutas de cláusula entregues ao jurídico.
escritório de contabilidade
Tarefa
Vinte pessoas com acesso total ao sistema, inclusive quem já havia saído.
O que fizemos
Cruzamos a lista de acessos com a folha de funções e propusemos perfis por área, com revisão semestral marcada.
O que ficou
Lista de perfis aprovada e rotina semestral de conferência no calendário.
clube recreativo
Tarefa
Formulário do site pedia documento e filiação sem finalidade escrita.
O que fizemos
Revisamos campo por campo, retiramos o que não tinha uso e escrevemos o aviso de privacidade que aparece antes do envio.
O que ficou
Formulário enxuto, aviso publicado e registro do consentimento com data e hora.
pet shop com dois pontos
Tarefa
Fotos e endereços de clientes em grupos de mensagem da equipe.
O que fizemos
Levantamos o que circulava por ali, escrevemos a norma de uso dos grupos e conversamos com a equipe inteira em uma tarde.
O que ficou
Norma de uso dos grupos afixada e lista de canais oficiais definida.
A lista dos cadastros da sua empresa nunca foi escrita
Na conversa inicial percorremos as portas de entrada de dados, anotamos o que aparecer e combinamos o calendário. Uma hora, na sua sala ou por chamada de vídeo.
Marcar a conversa inicial- Inventário escrito
- Riscos por processo
- Plano com nome e data